Wie even googelt, vindt tal van definities van work management.
Maar is het nu een tool, een manier van werken of het zoveelste modewoord?
Wat is work management?
Elk bedrijf – klein of groot – organiseert zijn werk op een bepaalde manier, vaak zonder daar verder bij stil te staan. Als ondernemer heb je nu eenmaal altijd tijd te kort omdat je zo druk bezig bent met werken IN je bedrijf.
Succesvolle ondernemers drukken af en toe op de pauzeknop om te werken AAN hun bedrijf: even afstand nemen en met een kritische blik kijken naar de werkprocessen.
- Hoe loopt de klantenopvolging?
- Kan de facturatie sneller, accurater of efficiënter?
- Hoe zit het met de werkdruk van werknemers en waar zitten er bottlenecks in de workflow?
Work management is erop gericht het geheel van die processen – en vooral de verkoop, facturatie en de organisatie van je werk – te verbeteren. Eigenlijk gaat het er dus om slimmer te werken, meer gedaan krijgen met minder gedoe, zoals ze dat zeggen bij Teamleader.
1. De voordelen van work management
Marktonderzoeksbureau IDC becijferde dat inefficiënties in deze werkprocessen bedrijven gemiddeld 20 tot 30% van hun jaarlijkse omzet kosten. 20 tot 30 procent meer middelen! Beeld je even in wat je daarmee kan doen…
Die grotere winstmarges zijn nog maar het begin, want work management heeft eigenlijk niets dan voordelen. Zo zal je bedrijf ook sneller groeien, zullen je werknemers – en jijzelf – meer plezier hebben in hun job én hou jij meer tijd over. Tijd voor je klanten, voor het werk dat jou voldoening geeft en voor jezelf. Niemand besteedt zijn vrije tijd graag aan facturatie en papierwerk, toch? Workflows en processen optimaliseren biedt je bovendien een groot concurrentievoordeel. Klanten verwachten immers steeds meer, steeds sneller. Door aan die verwachtingen tegemoet te komen, zonder dat het je meer tijd kost, zorg je ervoor dat klanten klant blijven en je diensten of producten aanbevelen aan anderen. Van een win-win gesproken.
2. Work management: betekenis en toepassingen
De precieze betekenis van work management kan lichtjes verschillen naargelang het type bedrijf. Zo zal een creatief bureau vooral kijken hoe het zijn projectmanagement of de samenwerking tussen freelancers en interne medewerkers kan verbeteren, een bouwbedrijf zal de nadruk eerder leggen op resource management, het vlotter opstellen van offertes en een betere opvolging van de facturatie. Andere processen die deel uitmaken van work management zijn onder andere CRM en lead management, time management, projectmanagement, budgetbeheer en rapportering.
Bedrijven verliezen gemiddeld 20 – 30% van hun jaarlijkse omzet aan inefficiënties.
3. Waar ondernemers het vaakst tegen aanlopen
Je werkprocessen analyseren, hoe doe je dat? Ik vergelijk het vaak met een röntgenfoto maken van je bedrijf. Daarna kan je gaan kijken wat er anders en beter kan. Uit de gesprekken met ondernemers en bedrijven, blijkt dat velen te maken krijgen met de volgende obstakels en inefficiënties.
- Manuele handelingen die vaak herhaald worden
Een bedrijf maakt bijvoorbeeld vaak offertes voor hetzelfde soort project, maar moet daarbij telkens vanaf nul beginnen. - Informatie is niet gecentraliseerd of het is moeilijk om de juiste informatie terug te vinden.
Niets is zo frustrerend als door 35 e-mails te moeten ploeteren om dat ene detail over een project terug te vinden. - Processen en bottlenecks
In de meeste bedrijven zijn er ofwel te veel processen, ofwel te weinig.
Zijn er te veel, dan moeten medewerkers al te vaak toestemming vragen voor kleine beslissingen. Snel dingen gedaan krijgen, wordt dan moeilijk of zelfs onmogelijk.
Zijn er helemaal geen processen, dan moet je bij wijze van spreken telkens opnieuw het warm water uitvinden.
Niet bevorderlijk voor de productiviteit of voor de motivatie van werknemers. - Systemen praten niet met elkaar
Werknemers moeten voortdurend wisselen tussen programma’s en informatie copy-pasten van het ene systeem daar het andere.
Dat is niet alleen tijdverlies, het is ook behoorlijk frustrerend voor je werknemers. - Weinig inzicht in het bedrijf
Is het tijd om meer mensen aan te werven?
Hoe staan de verkoopcijfers ervoor?
Mag je problemen verwachten met de cashflow?
Zonder accurate – en makkelijk te interpreteren – gegevens is het moeilijk om de juiste beslissingen te nemen.
4. Work management software als ruggengraat voor je organisatie
Als het om het verbeteren van processen, workflows en informatie gaat, kom je al snel uit bij software. Slimme tools vormen de ruggengraat voor je bedrijf. Maar hoe evalueer je of de toepassingen die je bedrijf vandaag gebruikt je vooruit helpen of net belemmeren in je groei?
Elke organisatie is natuurlijk anders, maar er zijn wel enkele principes die algemeen van toepassing zijn.
- Work management software rust op 3 pilaren: verkopen, factureren en organiseren.
Work management software zonder een van die pilaren is als een krukje waarvan er een poot ontbreekt. Probeer je erop te zitten, dan val je gegarandeerd op de grond. - Het is van cruciaal belang dat de software goed geïntegreerd is.
Work management software is echt wel meer dan het combineren van een CRM-systeem, facturatiesoftware en een projectmanagementtool. Bij bedrijven die zulke systemen naast elkaar gebruiken, zien we steevast dat teams in silo’s werken. Ze vinden moeilijk de juiste informatie en het management heeft geen overzicht. Pas als de informatie perfect stroomt tussen die drie afdelingen, loopt alles echt op wieltjes. - Software moet bij je bedrijf passen.
Wat verkopen, factureren en organiseren precies betekent voor je bedrijf hangt af van je specifieke noden.
Bij Teamleader hebben ze daarom twee verschillende producten:
* Teamleader Focus – perfect voor kleine tot middelgrote dienstverlenende bedrijven
* Teamleader Orbit, gemaakt voor bureaus en agencies die grote klanten managen en diepe inzichten nodig hebben in hun bedrijf.
Allebei zijn het alles-in-één tools waarin je al je bedrijfsinfo centraliseert en zo veel mogelijk processen automatiseert. Daardoor heb je meer overzicht, bespaar je tijd, maak je minder fouten, verkoop je meer en behoud je altijd en overal de controle over je workflow, ook als je bedrijf groeit. Bovendien maak je makkelijk analyses van je verkopen en verkoopkansen, de prestaties van je werknemers, je inkomsten, …
Die inzichten helpen je betere beslissingen te maken over de toekomst van je bedrijf.
6 gouden tips om je work management te verbeteren
Klaar om je work management te verbeteren? Dan geef ik je graag nog deze tips mee om meteen toe te passen.
- Blokkeer de komende maand elke dag een half uur in je agenda om aan je bedrijf te werken in plaats van in je bedrijf.
Als je al je dagen vult met dringende to do’s, dan kan het inderdaad onmogelijk lijken om stil te staan bij je business.
Maar denk eraan: dringend is niet altijd belangrijk. - Visualiseer hoe het ideale bedrijf er voor jou uitziet.
Wat vind je belangrijk?
Wil je graag minder werken?
Wil je graag gemotiveerde werknemers?
Wil je graag zo snel mogelijk groeien en een hele markt veroveren?
Schrijf je doelen op, zodat je er later – als je voor belangrijke keuzes staat – op kan terugvallen. - Beschrijf een typische werkweek zonder je agenda te gebruiken.
Hou vervolgens één week bij aan welke taken je je tijd echt besteedt en vraag aan je team om hetzelfde te doen.
Vergelijk je inschatting met het resultaat. - Sta stil bij je taken en hoe je die uitvoert.
Is het de meest efficiënte manier van werken of een kwestie van gewoonte? Kan je taken beter automatiseren of uitbesteden?
Hoeveel zou dat kosten en welke tijdwinst levert het op? - Maak een lijst van alles wat eigenlijk moet gebeuren, maar waar op dit moment geen tijd voor is.
Richt je vooral op zaken die je bedrijf doen groeien of op termijn voor minder werk of beter werk zorgen.
Hoeveel dichter bij je doel uit stap 1 zou je komen als je al deze taken zou uitvoeren? - Herbekijk alle stappen met een frisse blik en kom zo tot actiepunten voor je bedrijf.
Koppel ze aan SMART goals: zorg dat ze specifiek zijn, relevant, meetbaar, haalbaar en bijdragen tot je visie van een beter bedrijf.
Stel ook deadlines voorop en beschrijf wie welke taak zal uitvoeren.
Vragen over Teamleader?
Stel ze gerust via info@andless.biz of boek een demo in via Calendly
Efficiënte/productieve groetjes,
Annelies
